Managementul Documentelor

Un sistem de management al documentelor (DMS) este un sistem informatic (sau un set de programe de calculator), utilizat pentru a urmari si stoca documente electronice si / sau imagini ale documentelor pe hartie. DCM este adesea privit ca o componenta a sistemelor de Management al Continutului Organizational (ECM), si este legat de gestionarea activelor digitale, ilustrarea documentelor, sistemele de flux de lucru si de sistemele de management al inregistrarilor.

Descriere. Principalele Beneficii

Sistemul de management al documentelor furnizeaza in mod obisnuit depozitare, crearea  versiunilor, metadate, securitate, precum si capacitati de indexare si regasire. Aici este o descriere a acestor componente:

Metadate. Metadatele sunt de obicei stocate pentru fiecare document in parte. Metadatele pot, de exemplu, include data la care documentul a fost stocat si identitatea utilizatorului care le-a depozitat.

Integrare. Multe sisteme de management al documentelor incearca sa integreze managementul documentelor direct in alte aplicati.

Captura. In principal, captarea implica acceptarea si procesarea imaginilor documentelor primite de la scanere sau imprimante multifunctionale.

Indexarea. Presupune urmarirea de identificatorilor unici de documen  dar adesea este nevoie de o forma mai complexa, prin furnizarea de clasificari a metadatelor documentelor sau indici de cuvant.

Depozitare. Stocarea documentelor include adesea de gestionarea acestor documente; unde sunt stocate, pentru cat timp, migrarea documentul, de la un mediu de stocare la altul.

Recuperare. Recupereaza documentele electronice din mediul de stocare permitand utilizatorului sa specifice identificatorul unic al documentului  pentru a prelua documentul.

Distributie. Ca o practica comuna in industriile reglementate de lege, o copie principala originala a documentului i nu este folosita niciodata pentru distributie, decat pentru arhivare.

Securitate. Securitatea documentului este vitala in multe aplicatii de management al documentelor. Cerintele de conformitate pentru anumite documente pot fi destul de complexe, in functie de tipul de documente.

Flux de lucru. Fluxul de lucru este o problema complexa si unele sisteme de management al documentelor detin un modul de flux de lucru.

Colaborare. Colaborarea ar trebui sa fie inerenta intr-un EDMS. In forma sa de baza, un EDMS colaboratic ar trebui sa permita documentelor sa fie preluate si modificate de catre un utilizator autorizat.

Versiuni (Versioning). Crearea versiunilor este un proces prin care documentele sunt verificate in sau in afara sistemului de management al documentelor, permitand utilizatorilor sa preia versiunile anterioare si sa continue activitatea de la un punct selectat.

Cautare. Gaseste documente si folderele folosind atributele sablon sau cautarea unui text complet. Documentele pot fi cautate utilizand diferite atribute sau continutul documentelor.